Komunikasi Antar Pribadi: Messages and Conversations (The Communication Process)

1^st step: OPENING

Phatic Communication adalah pesan yang membentuk hubungan antara dua orang dan membuka saluran untuk interaksi lebih bermakna”

Greeting (Sapaan) terbagi menjadi non verbal dan verbal. Non verbal meliputi handshake, kiss, smile dan hug. Sedangkan verbal seperti “hai, how are you?”

Cara menyapa di berbagai daerah juga berbeda-beda. Di Amerika, dengan berjabat tangan, di Tibet dengan menjulurkan lidah, di Selandia Baru dengan menempelkan hidung.

3 Jenis Opening Lines:

·      Cute – flippant openers : lucu, tidak langsung dan ambigu. Tidak jelas apakah orang yang membuka pembicaraan menginginkan pertemuan yang panjang.

·      Innocuous openers : sangat ambigu. Tidak jelas apakah komentar yang diucapkan memang dilakukan untuk semua orang atau untuk menciptakan pertemuan yang lebih lama.

·      Direct openers : sangat jelas bahwa pembicara sangat menyukai pertemuan tersebut.

2^nd step: FEEDFORWARD

Memberikan orang lain gambaran umum dari focus pembicaraan. Contoh :

Apakah kamu tau apa yang terjadi kemarin?

Kita harus membicarakan rencana liburan kita

Saya ingin memberitahukan perkembangan bisnis kita

4 Fungsi Feedforward

·      To Open the Channels of Communication. Untuk memberikan informasi mengenai aturan yang berlaku dalam melakukan interaksi dan juga memberitahukan apakah orang lain bersedia untuk berkomunikasi dengan kita atau tidak.

·      To Preview the Message.  Melihat isi (saya takut bahwa ini adalah berita buruk bagi anda), Tingkat kepentingan (dengarkan berita ini dulu sebelum anda membuat keputusan), Bentuk atau gaya (saya akan memberitahukan semua detailnya), positif – negatif (anda tidak akan menyukai ini tapi inilah yang harus anda ketahui)

·      To Disclaim. Pernyataan untuk memastikan bahwa pesan kita akan dipahami seperti yang kita inginkan dan hal itu tidak memberikan efek negatif bagi kita sendiri. Contoh : “Saya menyetujui keputusan itu, tapi ....”

·      To Altercast. Menempatkan pemerima pesan dalam peran yang spesifik dan meminta tanggapan berdasarkan peran yang dijalankan. Contoh : “Sebagai seorang jurnalis, apakah anda akan merelakan keselamatan anda untuk sebuah kebenaran?”

 3^rd step: BUSINESS

Substansi atau Fokus Pembicaraan. Setiap budaya memiliki topik tertentu yang harus dihindari. Misalnya, adu banteng menjadi topik yang menyulitkan kita bila membahasnya dengan orang Meksiko. Umat muslim menjadi lebih sensitif apabila membicarakan mengenai terorisme. Pada kencan pertama hindari pembicaraan mengenai mantan pacar. Mengeluh mengenai gaji atau jatah libur di kantor akan berakibat buruk bagi reputasi kita sendiri.

4^th step: FEEDBACK

Feedback atau umpan balik merupakan kebalikan dari feedforward, di mana pada tahapan ini, lawan bicara memberi sinyal timbal balik atas percakapan awal yang dilontarkan, sehingga tahapan business dapat dijawab melalui langkah ini. Kita dapat memberikan umpan balik bahwa kita peduli terhadap suatu pembicaraan orang tersebut yang memberikan informasi. Pesan yang dikirim memberikan reaksi kepada pesan.

Contoh:

“Baiklah, jadiaku yang akan memesan tempat dan kau yang berbelanja”

“Bukankah itu kelas terburuk yang pernah kau ikuti?”

“Jadi, kamu ingin berpisah dengannya?”

Dimensi Feedback:

·      Positive Feedback

Komentar yang diberikan seseorang berupa umpan balik yang positif. Contoh: Senyuman, tepuk tangan, angggukan kepala merupakan sikap setuju yang menandakan bahwa si pembicara harus melanjutkan pembicaraan

·      Negative Feedback

Komentar yang diberikan seseorang berupa umpan balik yang negatif. Contoh: Mengerutkan kening, ejekan, tampak bingung, sikap ketidaksetujuan menandakan bahwa ada yang salah dengan pembicara

·      Person Focused

Feedback terpusat pada oran. Contoh: “Kamu terlihat cantik”, “Kamu mempunyai senyum yang indah”

·      Message Focused

Feedback terpusat pada pesan. Contoh: “Bisakah kamu mengulangi nomornya?”, “Sepatumu bagus sekali”

·      Immediate

Umpan balik (feedback) dikirim secara langsung setelah pesan diterima.. Contoh: Tersenyum atau menyampaikan sesuatu dengan membalas komentarnya langsung secara tatap muka.

·      Delayed

Umpan balik bisa mengalamai penundaan. Contoh: Pada media massa, membalas pesan melalui email atau SMS

·      Low monitoring

Feedback terjadi secara spontan (cepat) dan benar-benar jujur. Contoh:  “Iya, aku paham dengan apa yang ibu guru ajarkan.”

·      High monitoring

Feedback yang disampaikan secara terstruktur untuk memenuhi keinginan publik. Pesan lebih berhati-hati dan lebih spesifik.

·      Supportive

Komentar yang diberikan dapat mendukung seseorang. Contoh: ”Aku setuju denganmu”

·      Critical

Komentar yang diberikan tidak mendukung seseorang, tetapi sedikit di kritik. Contoh: “Idemu bagus tetapi lebih baik lagi kalau...”

5^th step: CLOSING

Closing adalah proses di mana pembicaraan ditutup sehingga memberi kesan tertentu pada lawan bicara. Pesan dapat menggunakan nonverbal atau verbal, tetapi bisa juga keduanya dikombinasikan.

Leave-Taking Cues

1.     Reflect Back

Merefleksikan kembali percakapan yang baru dilakukan dan ringkas secara singkat yang mengacu pada percakapan sebelumnya sehingga bisa menjadi sebuah kalimat penutup.

2.     State Desire to End Conversation

Keinginan mengakhiri percakapan secara langsung untuk melakukan kegiatan lain.

3.     Refer to Future Interaction

Berbicara tentang interaksi dan mengarahkan waktu pembicaraan ke yang akan datang.

4.     Ask for Closure

Meminta sebagai penutup: bertanya apa yang ingin anda ketahui.

5.     State That You Enjoyed the Conversation

Menyatakan bahwa anda menyukai berinteraksi dengan lawan bicara dan menikmati percakapan tersebut.